<<
>>

4.5. Документооборот фармацевтических организаций

Движение всех видов документов внутри организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки называется документооборотом. Все входящие, исходящие и внутренние документы в организации находятся на учете.

Их общее количество за определенный период времени составляет объем документооборота. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое влияние на управленческий процесс в целом. Рациональные схемы документооборота разрабатываются с учетом специфики организации и различных категорий документов.

Так, в учреждениях фармацевтического профиля выделены следующие виды документооборота: фармацевтический, научный и управленческий. Суть фармацевтического документооборота состоит в организации учета и направленного движения информационных документов по различным аспектам лекарственных средств. То есть одновременно с поступлением в аптечную сеть новых лекарственных препаратов распространяются документы информационного характера, отображающие их свойства и правила приема. К таким документам относятся: инструкция на лекарственный препарат (аннотация), обзоры, сертификаты качества и др. Научный документооборот предусматривает движение в организации научно-технической документации. Наиболее распространенными в фармацевтической науке и практике документами этой группы являются: книги, монографии, учебники, учебные программы, учебные пособия, словари, журналы, нормативно-технические  документы, прейскуранты, авторские свидетельства, патенты, диссертации, авторефераты и др. Управленческий документооборот включает поток разнообразной по характеру информации, обеспечивающей выполнение  фармацевтическими и аптечными предприятиями организационной, плановой, управленческой функций. В целях рационализации работы с управленческими документами их разделяют на две группы:

1) плановая документация (учетная и отчетная);

2) организационно-распорядительная документация.

Прохождение документов в организации должно быть оперативным и целенаправленно регулируемым. Реализация этих принципов достигается соблюдением определенных этапов документооборота как входящей, так и исходящей корреспонденции, представленных в таблице 4.2.

Таблица 4.2 Этапы документооборота

п/п

Входящих документов

п/п

Исходящих и внутренних документов
1. Обработка документа 1. Составление проекта документа
2. Регистрация (в день получения) 2. Создание документа
3. Передача для исполнения 3. Согласование
4. Исполнение (прохождение) 4. Подписание (утверждение)
5. Отправка, подшивка в дело 5. Регистрация (в день подписания)

6. Отправка, подшивка в дело

Регистрация документов – это запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них делопроизводственного индекса и даты регистрации. Проводится она для учета, контроля и поиска документа. Каждый документ регистрируется только один раз: входящие – в день поступления; исходящие и внутренние – в день подписания.

Некоторые документы, поступающие и создаваемые в фармацевтических организациях, не регистрируются. К ним относятся документы материального и статистического учета и отчетности, первичные документы бухгалтерского учета и отчетности, прейскуранты, проспекты, нормы расхода товарно-материальных ценностей, малозначительная переписка по кадровым, административно-хозяйственным и другим вопросам. Не подлежит регистрации большая часть переписки, не требующей исполнения. Руководителями фармацевтических организаций или их структурных подразделений утверждается примерный перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства: письма, присланные в копиях для сведения; телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков; сообщения о заседаниях, совещаниях, повестках дня; графики, наряды, заявки, разнарядки; информация и сводки, присланные для сведения; учебные планы, программы; рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций; нормы расхода материалов; поздравительные письма и пригласительные билеты; бухгалтерские документы; печатные издания (книги, журналы, бюллетени); отчеты; формы статистической отчетности.

Для регистрации всех категорий входящих и исходящих (внутренних) документов применяют единую регистрационную карточку. Ее заполняют машинописным или рукописным способом. В учреждениях с небольшим документооборотом все документы регистрируются в специальном журнале. На документе при его поступлении ставят регистрационный штамп (на нижнем поле первого листа с правой стороны).

Штамп включает: название организации, в которую поступил документ; дату поступления; регистрационный индекс.

Контроль за исполнением документов и принятых решений является необходимым элементом организации управленческого труда и важной составной частью делопроизводственного процесса. Главная задача контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения документов, а также получении информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей.

В контрольной функции различают три группы операций:

1) контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов;

2) контроль за исполнением документов с точки зрения соответствия формы исполнения их содержанию;

3) контроль за своевременностью исполнения. Контролю подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы, в которых указаны сроки исполнения. Сроки исполнения бывают: типовыми, установленными соответствующими Положениями и нормативными актами; индивидуальными, утвержденными для данного учреждения специальным перечнем. Исчисление срока исполнения входящих документов начинается с момента их поступления, а исходящих и внутренних — с момента подписания. Контроль за исполнением документов рекомендуется вести на карточках в соответствии с количеством исполнителей или сроками исполнения. На карточке отмечается дата, к которой документ должен быть исполнен. Документ считается исполненным лишь в том случае, если решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу. Лицо, осуществляющее контроль, периодически просматривает карточки, находящиеся в соответствующей рубрике картотеки. После исполнения  документы снимаются с контроля должностным лицом, поставившим его на контроль, и группируются в дела. Дело представляет собой совокупность документов, относящихся к определенному вопросу или участку деятельности организации, и подшиты в отдельную обложку или папку.

Классификация документов закрепляется в  номенклатуре дел, которая представляет собой систематизированный список (перечень) наименований дел с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел утверждается вышестоящей организацией и действует в течение ряда лет, однако, ежегодно уточняется и, если необходимо, перерабатывается и переутверждается. Каждое дело в номенклатуре имеет свой определенный индекс (номер). На каждое перечисленное в номенклатуре дело к началу года заводится папка, на обложке которой указывается наименование учреждения, его структурное подразделение, заголовок, индекс и сроки хранения. В папку вкладываются документы на протяжении года, то есть идет процесс формирования дел. Если появляются новые документы, не предусмотренные номенклатурой, для них необходимо завести самостоятельные дела, а их название внести в номенклатуру дополнительно.

При формировании дел руководствуются следующими правилами: документы вкладываются в дело только в одном экземпляре (оригинал); группируются документы только за один год (исключая переходящие, служебные и личные дела); документы внутри дела располагаются в порядке разрешения вопросов, хронологии, алфавита, индексации и т.п.; документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела; каждое дело не должно содержать более 250 листов; если их более 250, то следует начинать формирование тома (части); данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются; степень исполнения документов характеризуется  коэффициентом исполнительности, исчисляемым по формулам:

  * 100 %   100%

где Д.и. – количество документов, исполненных в течение анализируемого периода; Д.общ. – общее количество документов, подлежащих исполнению за тот же период; Д.н.и. – количество документов, не исполненных за анализируемый период.

Все документы по срокам хранения делятся на три группы: постоянного хранения; долговременного хранения (свыше 10 лет); временного хранения (до 10 лет).

Основными задачами экспертизы ценности документов являются: определение состава документов, подлежащих государственному хранению; установление сроков хранения документов, не подлежащих передаче в государственный архив; отбор документов с истекшим  сроком  хранения, подлежащих уничтожению. Экспертиза ценности документов осуществляется экспертной комиссией в составе 3-5 человек, которая назначается приказом руководителя данной организации. Создается такая комиссия по мере надобности, но не реже чем дважды в год. Заседание экспертной комиссии протоколируется. На документы постоянного хранения составляется опись дел в 4-х экземплярах, долговременного хранения – в 2-х. На документы, подлежащие уничтожению, составляется акт в одном экземпляре, который утверждается руководителем организации. Акт должен быть рассмотрен на заседании экспертной комиссии, подписан ее председателем с указанием способа уничтожения (сдача в утиль- сырье либо уничтожение путем сожжения. На документы, подлежащие уничтожению путем сдачи в утильсырье, должна быть получена накладная (по массе в кг), которая будет являться отчетным документом. Проведение экспертизы ценности документов значительно облегчает их предварительное деление на 3 группы – основную, оперативную и по личному составу. Основная документация наиболее полно отражает деятельность учреждения по выполнению возложенных на него задач и включает в себя организационные, распорядительные и справочно-информационные документы. Вся документация, относящаяся к этим группам, подлежит постоянному хранению. Оперативная документация содержит сведения, необходимые для текущей практической деятельности, для них устанавливаются временные сроки хранения. Сюда относятся документы по учету и отчетности. Продолжительность хранения документов определена в специальных перечнях. Типовые перечни разрабатывает и утверждает Главное  архивное управление страны, ведомственные – руководители отдельных ведомств. Сроки хранения документов исчисляют с 1 января года, следующего за годом окончания дела. По истечении установленного срока хранения дела и регистрационно-контрольные карточки делопроизводственной службы организации передают в ведомственный архив на постоянное или временное хранение.

4.6. Учет и рассмотрение предложений, заявлений и жалоб

В делопроизводстве учреждений фармацевтического профиля в силу все возрастающей социальной их значимости важное место занимает работа с предложениями, заявлениями и жалобами граждан. Этот вид делопроизводства состоит из следующих этапов: получение и регистрация предложений, заявлений и жалоб; направление данных документов на рассмотрение; контроль за сроками исполнения; своевременный ответ автору о результатах рассмотрения; учет поступивших предложений, заявлений и жалоб с целью последующего их анализа и работы с ними; выяснения причин, порождающих жалобы.

Регистрация жалоб и заявлений проводится в Книге отзывов и предложений, которую ведут все предприятия розничной торговли независимо от формы собственности. Работник торгового предприятия, действия которого вызвали нарекания, должен не позже следующего дня поставить в известность об этом руководителя предприятия или его заместителя и дать письменное объяснение по поводу его возникновения. Руководитель торгового предприятия или его заместитель обязан в недельный срок рассмотреть запись, внесенную в Книгу отзывов и предложений, разобраться по сути вопроса и принять необходимые меры по устранению недостатков и нарушений в работе предприятия или по реализации высказанных предложений.

Руководитель предприятия или его заместитель по результатам рассмотрения заявления должен дать в Книге отзывов и предложений на обратной стороне заявления покупателя (посетителя) информацию о мерах, которые предприняты, и в недельный срок  направить письменный ответ заявителю по указанному им адресу.

Копии писем, которыми дан ответ покупателям (посетителям), сохраняются у руководителя предприятия или его заместителя в течение года.

Если для осуществления мер по устранению недостатков или выполнения предложений необходимо больше семи дней, то руководитель предприятия или его заместитель устанавливает другой срок исполнения, но не больше 15 дней, о чём отмечается в Книге отзывов и предложений.

Книга отзывов и предложений является документом строгой отчётности. Срок хранения Книги, которая полностью заполнена, – один год. Книга отзывов и предложений, которая не полностью заполнена в течение календарного года, является действительной в следующем году, о чём делается соответствующая запись в Книге. Ежеквартально проводится анализ всех обращений и сроков их рассмотрения, что позволяет руководителю хозяйствующего субъекта получить ясное представление о причинах возникновения жалоб и принять меры для их устранения и предупреждения.

<< | >>
Источник: Мнушко З.Н.,Дихтярева Н.М.. Менеджмент и маркетинг в фармации, ч.І. Менеджмент в фармации2007. 2007

Еще по теме 4.5. Документооборот фармацевтических организаций:

  1. Организация документооборота
  2. 2.1. Организации фармацевтической системы как объекты управления. Внутренняя среда организаций
  3. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ РОЗНИЧНЫХ ФАРМАЦЕВТИЧЕСКИХ ПРЕДПРИЯТИЙ
  4. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ УЧЕТА НА ФАРМАЦЕВТИЧЕСКОМ ТОРГОВОМ ПРЕДПРИЯТИИ
  5. ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ФАРМАЦЕВТИЧЕСКИХ ОРГАНИЗАЦИЯХ
  6. Экономическая система фармацевтической торговой организации
  7. ТОВАРНАЯ ПОЛИТИКА ФАРМАЦЕВТИЧЕСКОЙ ОРГАНИЗАЦИИ
  8. 2.2. Составляющие успешной деятельности фармацевтической организации
  9. Требования к руководителям фармацевтических организаций
  10. раздели ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ТОВАРОПРОВОДЯЩЕЙ СЕТИ ФАРМАЦЕВТИЧЕСКОГО РЫНКА  
  11. ОСНОВЫ ЭКОНОМИКИ ФАРМАЦЕВТИЧЕСКОЙ ТОРГОВОЙ ОРГАНИЗАЦИИ: ПЛАНИРОВАНИЕ, УЧЕТ, АНАЛИЗ
  12. Современные подходы к управлению фармацевтическими организациями
  13. Свойства и архитектоника фармацевтической организации
  14. Организация каналов сбыта фармацевтической продукции
  15. 2.7. Внешняя среда фармацевтических организаций